LA REDACTION D'UN E-MAIL
Un e-mail comprend une adresse électronique ainsi qu'un contenu c'est-à-dire un message. Pour effectuer la saisie d'un message électronique, vous devez utiliser un logiciel de messagerie qui vous présente un formulaire avec des zones de saisies qu'il faut obligatoirement compléter et d'autres qui ne sont utilisées qu'en cas de besoin.
Tous les formulaires ne sont pas obligatoirement en français mais pour débuter il faut connaîter la signifaiction des sigles devant chaque boîte :
- To = à : cette partie sert à indiquer l'adresse du destinataire, il est obligatoire de la compléter. Il peut exister plusieurs destinataires dans ce cas, on séparera l'adresse par une virgule.
- From = de : ici est indiquer l'adresse de l'expéditeur (obligatoire). Lors du paramétrage du logiciel il est possible de choisir l'affichage automatique de l'expéditeur. Ce qui permet d'éviter des erreurs de saisi et aussi d'avoir à renseigner ce champ.
- Subject = sujet : dans ce champ est renseigner le sujet du message. Il doit être clair et concis. Il est très important de remplir ce champ pour aider les personnes qui traitent beaucoup de courrier.
- Cc = copie carbone : ici se trouve les destinataires du message, mais à titre de copie d'information. S'il y a beaucoup de destinataires, il faut séparer les adresses par une virgule. Les destinataires inscris en To connaîtront ainsi à qui une copie est adressée.
- Bcc ou Cci = copie carbone aveugle : l'adresse des destinataires dont l'adresse figure dans ce champ n'apparaîtront pas dans le message.
- Attachement = pièce jointe : cette partie indique si des fichiers sont joints et parfois identifie la nature des fichiers. Éviter les fichiers trop lourds, vos correspondants vous remercieront.
- Reply to = répondre à : cette rubrique est utilisée lorsque le message doit être adressé à un autre destinataire que l'espéditeur.
- Signature : ce mot n'est pas indiqué sur le formulaire mais il permet d'inclure des renseignements vous concernant (nom, adresse, numéro de téléphone ne dépassez pas 5 lignes). Pour inclure automatiquement votre signture de paramétrer votre logiciel.
Dernier conseil :
si vous répondez à un message traitant de plusieurs sujets, d'insérer un extrait du paragraphe concerné avant chaque réponse, surtout si votre correspondant reçoit beaucoup de messages. Mais éviter de reprendre l'intégralité du message, cela est mal perçu.
Le message est prêt et peut être expédié quand vous l'aurez choisi. Il existe différentes méthodes pour gérer le courrier électronique (tri, archivage, répertoires d'adresses...), grâce à des logiciels performants.
Par BAUDOIN
| 15/11/2005 15:29
| Les technologies de la communication et de l'information
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